La Calidad Total como Motor de la Innovación y la Mejora Continua.

Aspectos claves para un ambiente de calidad en el trabajo 

Los programas de Calidad Total responden a una situación de supervivencia que enfrentan las organizaciones en los tiempos actuales. 

la Calidad Total surge de un plan estratégico en el cual se plantean de manera ordenada e interrelacionada estas y otras acciones a través de un lapso específico. A su vez, dicho proceso de planeación debió surgir de un examen de los escenarios y en particular de un diagnóstico de la misma.

La metodología de las 9S

La metodología de las 9S es un sistema de gestión integral originario de Japón, aunque con algunas adaptaciones y variaciones a lo largo del tiempo y su aplicación en diferentes contextos. Su objetivo principal es crear y mantener lugares de trabajo organizados, limpios, seguros y eficientes, lo que a su vez conduce a una mayor productividad, calidad y un mejor ambiente laboral.

Originalmente, se conocía como la metodología de las 5S, pero con el tiempo se han añadido otras "S" para hacerla más completa y abarcar aspectos más amplios de la gestión.

Las 5S Originales (Pilares Fundamentales):

1. SEIRI (Clasificación/Separación):

• ¿Qué es? Identificar y separar los elementos necesarios de los innecesarios en el lugar de trabajo. Descartar o eliminar lo que no se utiliza.
• En tu negocio: Revisa tu bodega, tu área de producción, tu oficina. ¿Cuántas cosas tienes que no has usado en meses? ¿Papeles viejos? ¿Herramientas rotas? ¡Es hora de deshacerse de lo que no sirve! Esto libera espacio y facilita encontrar lo que realmente necesitas.

2. SEITON (Orden/Organización):

• ¿Qué es? Disponer los elementos necesarios de manera ordenada, asignando un lugar específico para cada cosa, de modo que sea fácil encontrarlos, usarlos y devolverlos.
• En tu negocio: Una vez que has clasificado, organiza lo que queda. ¿Dónde guardarás las herramientas? ¿Cómo apilarás los materiales? Utiliza estanterías, cajas, etiquetas. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Esto ahorra tiempo y reduce la frustración de buscar cosas perdidas.

3. SEISO (Limpieza):

• ¿Qué es? Mantener el lugar de trabajo impecable, eliminando suciedad, polvo y cualquier tipo de residuo. Esto incluye la limpieza de equipos y herramientas.
• En tu negocio: Un ambiente limpio no solo es más agradable para trabajar, sino que también previene accidentes y ayuda a mantener la calidad de tus productos o servicios. Establece rutinas de limpieza diarias y semanales. ¡Un espacio limpio habla bien de tu negocio!

4. SEIKETSU (Estandarización/Normalización):

• ¿Qué es? Establecer normas y procedimientos para mantener las tres "S" anteriores de forma consistente a lo largo del tiempo. Esto implica crear rutinas,Checklists y asegurarse de que todos conozcan y sigan las reglas.
• En tu negocio: Define cómo se va a clasificar, ordenar y limpiar. ¿Quién es responsable de cada tarea? Crea un manual sencillo o establece acuerdos claros. La clave es que las buenas prácticas se conviertan en hábitos.

5. SHITSUKE (Disciplina/Sostenimiento):

• ¿Qué es? Fomentar la disciplina y el compromiso de todos los miembros de la organización para seguir las normas establecidas y mantener las mejoras alcanzadas. Esto requiere capacitación, seguimiento y reconocimiento.
• En tu negocio: La disciplina es fundamental para que la metodología funcione a largo plazo. Motiva a tu equipo, explica los beneficios y realiza revisiones periódicas para asegurar que se están siguiendo las 4S anteriores. El ejemplo de los líderes es crucial.

Las "S" Adicionales (Ampliando el Enfoque):

6. SEGURIDAD (Anzen):

• ¿Qué es? Identificar y eliminar los riesgos de seguridad en el lugar de trabajo para prevenir accidentes y garantizar la integridad física de los trabajadores.
• En tu negocio: Evalúa tu espacio de trabajo en busca de posibles peligros (cables sueltos, áreas resbaladizas, falta de señalización). Implementa medidas de seguridad, proporciona equipos de protección personal si es necesario y capacita a tu personal en prevención de riesgos.

7. SEISHOO (Coordinación/Sinergia):

• ¿Qué es? Promover la colaboración y la comunicación efectiva entre los diferentes miembros y áreas de la organización para lograr un trabajo en equipo más eficiente y armonioso.
• En tu negocio: Fomenta la comunicación abierta entre tus empleados. Realiza reuniones periódicas para coordinar tareas y resolver problemas juntos. Un equipo que trabaja en sinergia es más productivo.

8. SEIDO (Estandarización/Mejora Continua - Otra Perspectiva):

• ¿Qué es? En este contexto, se refiere a la estandarización de procesos y procedimientos de trabajo para asegurar la calidad y la eficiencia. También implica la búsqueda constante de mejoras en estos estándares.
• En tu negocio: Documenta tus procesos clave. ¿Cómo se realiza la atención al cliente? ¿Cómo se elabora tu producto? Tener procesos claros y buscar formas de hacerlos mejor reduce errores y optimiza el trabajo.

9. SETSUBI HOZEN (Mantenimiento de Equipos):

¿Qué es? Asegurar el correcto funcionamiento y mantenimiento de los equipos y la maquinaria para prevenir fallas, prolongar su vida útil y garantizar la continuidad de las operaciones.

Beneficios de Implementar la Metodología de las 9S:

Mayor eficiencia y productividad: Un lugar de trabajo organizado y limpio facilita la realización de las tareas.

Mejora de la calidad: Procesos estandarizados y equipos en buen estado contribuyen a ofrecer mejores productos o servicios.

Reducción de costos: Menos desperdicio, menos accidentes y menos tiempo perdido buscando cosas.

Mayor seguridad: Un ambiente de trabajo seguro protege a tus empleados.

Mejor ambiente laboral: Un espacio limpio y ordenado reduce el estrés y aumenta la satisfacción de los trabajadores.

Mejora de la imagen de tu negocio: Un lugar de trabajo bien organizado proyecta profesionalismo a tus clientes y proveedores.

CLASIFICACION                                   SEIRI

ORGANIZACIÓN                                   SEITON

LIMPIEZA                                               SEISO

BIENESTAR PERSONAL                      SEIKETSU

DISCIPLINA                                            SHITSUKE

CONSTANCIA                                         SHIKARI

COMPROMISO                                        SHITSUKOKU

COORDINACION                                    SEISHOO

ESTANDARIZACION                             SEIDO.

A continuación se resumen en 5 que vamos a analizar cada uno de esos

aspectos.

METODOLOGÍA DE LAS 5S

¿Por qué "5S"?

¿Por qué? Sencillamente porque se irán eliminando los tiempos de espera de algún equipo o documento, la presencia molesta de materiales o piezas inservibles, se mejorarán los tiempos de entrega internos y las condiciones del entorno laboral, además de la higiene y seguridad en el puesto de trabajo. 

1. SEIRI (Clasificación, descarte): "Tener sólo lo necesario, en la cantidad correcta"

Cada persona debe saber diferenciar lo útil de lo inútil. Sólo debe estar disponible aquello que tiene una utilidad clara. Descartando lo inútil, podemos concentrarnos en lo útil. Las ventajas de la clasificación y descarte son:

• Reduce las necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros.
• Facilita el transporte interno, la disposición física de los elementos, el control del proceso etc.
• Evita la compra de materiales y componentes por duplicado.
• Aumenta el retorno del capital invertido.
• Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.

Para poner en práctica esta primera S debemos hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Qué podemos tirar?
• ¿Qué debe ser guardado?
• ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?
• ¿Qué deberíamos reparar?
• ¿Qué podemos vender?

2. SEITON (Organización): "Un sitio para cada cosa, y cada cosa en su sitio"

Cada cosa debe tener un único y exclusivo lugar, donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso. Para tener claros los criterios de colocación de cada cosa en su lugar adecuado, debemos respondernos las siguientes preguntas:

• ¿Es posible reducir el stock de esta cosa?
• ¿Esto es necesario que esté a mano?
• ¿Todos llamamos a esto con el mismo nombre?
• ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?
• Y, por último, hay que tener claro que: Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.

3. SEISO (Limpieza): "Los trabajadores se merecen el mejor ambiente y entorno"

Es importante, pues, que cada trabajador tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Para conseguir que la limpieza sea un hábito bien fijado, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

• Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlos y antes de guardarlos.
• Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en condiciones de uso.
• No debe tirarse nada al suelo.
• Diariamente, retirar polvo y suciedad de los suelos, paredes, techos, puertas, ventanas.

4. SEIKETSU (Higiene y visualización): "Todos queremos calidad de vida en el trabajo"

La higiene es el mantenimiento de la limpieza, del orden. Quien exige y hace calidad cuida mucho la apariencia. En un ambiente limpio siempre habrá mayor seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o vender productos o servicios de calidad. 

La visualización es, más o menos, lo mismo, pero con mayor énfasis en la gestión continuada de la higiene. De este modo el interés nunca decaerá y habrá maneras de actuar rápidamente siempre. En el establecimiento de un sistema que asegure la 4ª S en la empresa son útiles algunos recursos visuales, como ya hemos visto antes: Avisos que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo.

• Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.
• Informaciones o instrucciones sobre equipamiento y máquinas.
• Avisos de mantenimiento preventivo.
• Recordatorios sobre requisitos de limpieza.
• Instrucciones y procedimientos de trabajo.

5. SHITSUKE (Compromiso y disciplina): "Orden rutina y perfeccionamiento constantes"

Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone que se deben de hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base a buenos hábitos.

Las herramientas estadísticas de la Calidad Total:

• Herramienta Función desarrollada
• Diagrama de flujo Identificación
• Hoja de chequeo Identificación
• Diagrama de Pareto Identificación y análisis
• Diagrama causa y efecto Identificación y análisis
• Histograma Análisis
• Diagrama de dispersión Análisis
• Trabajo en equipo